¿Cuál es el propósito de la Daily Scrum?
La Daily Scrum Meeting es una reunión (evento) de Scrum de corta duración, unos 15 minutos, que debería ocurrir todos los días del Sprint y siempre a la misma hora. El objetivo buscado a través de las reuniones diarias es promover la comunicación y la transparencia dentro del equipo.
En la Daily Scrum participan los Desarrolladores y es una expresión de la capacidad de auto-gestión de los Equipos Scrum.
La Daily es una reunión diaria de sincronización con respecto al objetivo del Sprint para identificar los impedimentos de avance con respecto a dicho objetivo. El propósito de la Daily no es que cada integrante cuente detalladamente acerca de sus asignaciones sino que comparta si identifica que hay algo que lo esté alejando del Sprint Goal.
También es fundamental saber que si es necesario profundizar en algún aspecto relacionado con los impedimentos, o si aparecen desacuerdos o expresiones de molestias dentro del Equipo, esto no se trabaja durante la Daily Scrum sino fuera de la Daily durante otros momentos del día involucrando únicamente a las personas relevantes al problema o situación. Generar estos espacios suele ser un terreno de acción característico del Scrum Master, aunque no es exclusivo de este rol porque todos los miembros del Equipo pueden tomar cartas en el asunto de forma directa.
Visibilidad
¿Te ha sucedido que, estando en el mismo proyecto, no sabes en qué está trabajando tu compañero? ¿Y te ha pasado que te enfrentas a un problema que alguien ya resolvió pero, como no lo sabes, dedicas tiempo a resolverlo a tu modo? ¿Y que alguien aborde un problema que ya has resuelto y ninguno de los dos se enteran hasta muy tarde?
Bueno, estas son las situaciones que la reunión diaria pretende resolver a través de la visibilidad.
Reunirse por tan sólo 15 minutos al día ayuda a hacer visibles los compromisos, los impedimentos y el trabajo compartido. De esta manera, se trabaja como un equipo sincronizado, se minimizan los riesgos de re-trabajo y, a la vez, se maximizan las posibilidades de colaboración.
Inspección y adaptación
La posibilidad de inspección y adaptación en periodos cortos de tiempo es lo que permite a los equipos ágiles reaccionar a los cambios de contexto y a los imprevistos de manera rápida, mientras el costo y el impacto todavía son pequeños. Los equipos ágiles utilizan estos periodos de inspección y adaptación en varios niveles e instancias del proceso de trabajo. Una de estas instancias es, precisamente, la Daily Scrum.
Revisar el contexto -qué estamos haciendo, qué haremos, cuáles son los impedimentos, etc.- de forma periódica, permite que un equipo ágil re-planifique su trabajo en tiempo real y, así, adaptarse día a día a las circunstancias reinantes.
Concentración y Time-boxing
Durante la Daily meeting, el facilitador de la reunión se ocupa de que el equipo esté enfocado en las cuestiones que hacen a dicha reunión. Algunos indicios de que el foco está en otro lado son: las conversaciones en paralelo, más de una persona hablando a la vez, discusiones de temas que no tienen que ver con el trabajo que se está haciendo, el intento por resolver problemas durante la reunión, etc.
Una técnica eficiente para fomentar el foco y el time-boxing durante la reunión diaria es el uso de un token, un elemento cualquiera que se pasa de persona en persona y sólo aquella que lo tiene en sus manos puede hablar. Cuando finaliza, pasa el token a la próxima persona y así sucesivamente.
Realizar la reunión diaria con un al panel de actividades (taskboard) también ayuda a mantener el foco y promueve la visibilidad. También contribuye a fortalecer el compromiso y genera mucha satisfacción cuando se observa una tarea finalizada.
Lo que no es la Daily Scrum meeting
En muchas oportunidades la reunión diaria se confunde con otro tipo de reuniones, ya sea por falta de conocimiento o por apego al pasado. A continuación, veremos una serie de reuniones en las que puede devenir la Daily Scrum si no se está atento a ello.
Un reporte de estado
Una reunión diaria se transformó en un reporte de estado cuando vemos que todos los integrantes del equipo le hablan a una sola persona.
Este tipo de reuniones diarias no fomenta la conversación ni la sincronización entre los miembros del equipo. Sólo sirven para que tiene la atención esté enterado del trabajo de cada uno. Esto se agrava cuando se toma nota de lo que dice cada persona para que “quede la evidencia”. Esta es una clara señal de un contexto en el que falta confianza.
Otro agravante durante la reunión diaria se produce cuando alguien, por ejemplo una persona externa al equipo, pide explicaciones sobre las razones por las que se está o no haciendo tal o cual cosa.
Una oportunidad para cambiar el objetivo del Sprint
El objetivo del Sprint es el reasultado que el equipo se comprometió a alcanzar en la reunión de planificación. En muchas oportunidades, especialmente cuando un equipo es nuevo, se intenta cambiar el objetivo del Sprint durante su ejecución. El objetivo acordado se mantiene durante todo el Sprint y no se debe alterar.
El cambio de objetivo durante el Sprint es síntoma de falta de claridad en la visión del producto, de ausencia de foco del Product Owner o de prioridades del Product Backlog.
Una discusión técnica
Las discusiones técnicas suelen ser uno de los problemas más habituales que hacen que los 15 minutos de la reunión diaria no se puedan utilizar eficientemente. Por ejemplo, una persona hará un comentario sobre un impedimento técnico y otra persona le preguntará para saber más al respecto. A los pocos segundos esa conversación se tornará en un intercambio constructiva sobre cómo resolver dicho impedimento.
Se necesitan muy pocas reuniones diarias de esta naturaleza para que, quienes quedan fuera de esas conversaciones, las empiecen a considerar una pérdida de tiempo. Es importante recordar que esta reunión tiene como objetivo que el equipo se sincronice. Lo ideal sería que este tipo de preguntas, reclamos y sugerencias sean hechas por los mismos integrantes del equipo (presión de a pares) fuera de la reunión diaria.
Contrarrestando el aburrimiento
No te alarmes si al cabo de unos meses la reunión diaria se torna aburrida. Muchas veces es porque se vuelve monótona y predecible y los miembros del equipo dejan de percibir el valor que tiene. A continuación veremos algunas estrategias para probar en estas situaciones.
Cambiar el orden
Un factor que puede contribuir a la sensación de monotonía en la reunión diaria es mantener el mismo orden de intervención de los participantes, por ejemplo, según el sentido de las agujas del reloj. Si a esto se suma cierta tendencia que tenemos las personas a ubicarnos día tras día en los mismos lugares, se genera un contexto predecible y repetitivo.
Para alterar este comportamiento es recomendable modificar ese orden, aunque parezca algo demasiado obvio o sutil. También se puede probar con el uso de un token que habilite a los participantes a hablar. Cuando el participante que tiene el token termina su intervención, elige quién continúa y le entrega el elemento.
Busca concreción
Otro factor que contribuye al aburrimiento durante las reuniones diarias es la falta de concreción de los participantes. Puede sentirse frustrante escuchar a personas que les cuesta expresarse de manera concreta.
Para minimizar este comportamiento, se promueve el hábito de prepara la información antes de la reunión. Pensar “Qué es lo que voy a decir” lleva sólo 5 minutos.
Fomenta la colaboración
La falta de colaboración queda en evidencia en una reunión diaria cuando cada participante habla de su trabajo y es independiente del que hace el otro. Por ejemplo: cada una trabaja en un ítem del Sprint Backlog.
Este comportamiento diluye el interés por el trabajo que realizan los otros y torna a la reunión diaria en algo estéril de conversación.
Este tipo de situación es síntoma de una causa más profunda.
Delegar la facilitación
Una manera entretenida y desafiante que también mantiene el interés de los integrantes del equipo es ofrecer la posibilidad que cada uno de ellos facilite una reunión diaria. No sólo pueden facilitar sino también proponer mejoras en la dinámica de la reunión.
Esto se puede repetir semana por medio o una semana cada mes. También se puede implementar con un ritmo incremental para que, al cabo de algunos meses, sean ellos mismos los que faciliten las reuniones diarias sin necesidad de la intervención de un facilitador. La única recomendación en relación a esta propuesta es probarla después de un tiempo prudencial de funcionamiento del equipo, para esperar que hayan incorporado el ritmo y el hábito de las reuniones diarias.
Algunos errores típicos
Un error frecuente es tener más de una Daily cada 24 horas para verificar avances como una expresión implícita de control o desconfianza sobre los Equipos. En el otro extremo, también puede ocurrir que se crea conveniente espaciar las Daily Meetings cada dos o tres días, creyendo que de esta forma se acelera el ritmo de trabajo de Sprint.
Por el contrario, cuando se espacia la Daily Meeting, lo que termina sucediendo son reuniones más largas donde se acumulan los impedimentos o se pierde la frescura de la información. La excepción es cuando los equipos trabajan físicamente juntos (en una misma mesa o sala en donde la información fluye natural y constantemente y no es necesario acordar un momento en el día para hacer explícito lo que sucede implícitamente).
Otra práctica innecesaria es tomar notas durante la Daily Meeting para saber qué está haciendo cada miembro del equipo y que luego se envían al resto del Equipo (las minutas también pueden ser una expresión de control sobre los miembros del Equipo Scrum para rendir cuentas).
