Las preguntas de la Daily Scrum

La Daily Scrum o Scrum Diario es la reunión dentro del Sprint de Scrum donde históricamente se respondían 3 preguntas: ¿Qué hice ayer?, ¿Qué voy a hacer hoy? y ¿Qué impedimentos tengo o tuve para hacer mi trabajo? Veamos qué se está haciendo diferente ahora.

Daily Meeting

Empecemos por: ¿Qué significa Daily Scrum? Según la guía oficial de Scrum, La Daily Scrum es un evento de 15 minutos (máximo) llevado a cabo por los desarrolladores del equipo de Scrum. Para reducir la complejidad, se realiza a la misma hora y lugar todos los días del Sprint. Acorde a la guía oficial de Scrum, el propósito de esta reunión corta de Scrum es inspeccionar el progreso hacia nuestro objetivo del Sprint y adaptar nuestro Sprint Backlog.

Históricamente, en la reunión Daily Scrum se trabajaba con tres preguntas: ¿Qué hice ayer?, ¿Qué voy a hacer hoy? y ¿Qué impedimentos tengo o tuve para hacer mi trabajo? pero, en la versión 2020 de la guia oficial de Scrum, esas preguntas se omitieron para mantener a Scrum como un framework deliberadamente minimalista y no prescriptivo.

Para entender la razón y cómo hacer una Daily Scrum exitosa, primero debemos hablar acerca de los Procesos de control y luego asegurarnos de entender en profundidad cómo funcionan los Sprints, y dentro de ellos, los otros eventos "primos" que se relacionan con lo que es la Daily meeting.

Un repaso sobre los procesos Predictivos y Adaptativos de Control

Una manera de dar forma al entendimiento de lo que significa y cómo hacer una Daily Scrum es a través de lo que conocemos como Proceso Predictivo de Control y Proceso Adaptativo de Control. En el Modelo Predictivo de Control, todos los factores se tienen en cuenta con anticipación, posteriormente se toma una decisión, y luego lo único que queda es ejecutar esa decisión con la mínima cantidad de desvíos posibles. En la fase de la ejecución del plan mediríamos la performance del proyecto a través de índices tales como: Schedule Performance Index (SPI), Cost performance index (CPI), Valor ganado (earned value, EV).

Esto funciona fantástico cuando todas estas variables, que yo tuve en cuenta en la elaboración del plan, se mantienen constantes o con mínima variación a través del tiempo. Ejemplos de contextos en donde podemos aplicar estos Procesos Predictivos de Control o Modelos Predictivos de Control son la ingeniería civil, en la arquitectura, en la manufactura o en la mecánica, entre otros.

Pero, ¿qué sucede cuando todas esas variables que antes eran constantes empiezan a fluctuar? En estas circunstancias es imposible sostener el Modelo Predictivo de Control porque todavía es posible planificar y tener en cuenta todas las variables en un punto y tomar la decisión, pero segundos después las variables cambian. En este caso, lo que utilizaremos es un Proceso Empírico de Control o también conocido como Modelo adaptativo de Control.

Con el Modelo Adaptativo de Control lo que haremos será transparentar toda la información posible para poder inspeccionar y adaptar frecuentemente. Aquí vemos presentes los pilares de Scrum. Lo que necesitamos es que hayan periodos de tiempo en lo podamos Inspeccionar la realidad y Adaptarnos al contexto. En Scrum eso es lo que conocemos como trabajar en Sprints o periodos fijos de duración.

Una comparación para entender mejor la Daily Scrum

Dentro de cada Sprint (supongamos que tienen una duración de 4 semanas cada uno) podríamos decir que ocurren “mini” Sprints de trabajo. En vez de llamarse “mini” Sprints, digamos que son días de 24 horas y en vez de tener una reunión de Sprint Planning al inicio del Sprint y una reunión de Sprint Review y otra reunión de Retrospectiva del Sprint al final, lo que vamos a tener en estos puntos cada 24 horas son las reuniones Daily Scrums o reuniones diarias de sincronización del equipo Scrum.

Las reuniones diarias de Scrum no apuntan necesariamente al producto o el proceso. En la Daily Scrum no estamos inspeccionando o adaptando el producto ni el proceso. Para eso están la reunión de Sprint Planning, la reunión de Sprint Review y la reunión de Retrospectiva del Sprint. Lo que estamos inspeccionando y adaptando en la Daily Scrum es el plan del Sprint (Sprint Backlog) con respecto al objetivo del Sprint.

Para eso sí sirve la Daily Scrum meeting. H> Erróneamente, a la Daily Scrum se la considera sólo como un chequeo de avance y la transparencia se cae. El problema surge cuando se considera a la Daily Scrum como un chequeo de avance y nos olvidaremos de practicar los tres pilares de Scrum: transparencia, inspección, adaptación. Muchas veces cuando la Daily Scrum se torna un evento de seguimiento lo que empieza a desaparecer, y esto se ve en muchos Equipos de Scrum, es la transparencia.

Cuando creemos que lo que significa la Daily Scrum es ser un espacio de interpelación a las personas del Equipo Scrum, lo que las personas del Equipo Scrum empiezan a hacer es a no transparentar lo que está sucediendo. De esta manera, la inspección y la adaptación terminan siendo de cartón. Hay que tener especial cuidado aquí.

Cuáles eran las preguntas de la Daily Scrum o Scrum diario

Desde el punto de vista del funcionamiento de la reunión, en la Daily Scrum se trabajaba tradicionalmente con tres preguntas en mente: ¿Qué hice ayer?, ¿Qué voy a hacer hoy? y ¿Qué impedimentos tengo o tuve para hacer mi trabajo? Pero podemos entender la Daily Scrum de otra manera: pasado, presente y futuro. Desde un punto de vista del Modelo Adaptativo de Control, vamos a transparentar, inspeccionar y adaptar nuestras tareas o nuestras actividades.

Esto es importante porque las preguntas: qué hice ayer, qué voy a hacer hoy y qué impedimentos tengo, están apuntadas a controlar el progreso y adaptar el Plan del Sprint. Especialmente en los Equipos de Scrum, que comienzan a ser autogestionados, a veces la principal dificultad empieza por este lado.

Cuando el Equipo Scrum ya tiene experiencia en el progreso hacia el Objetivo de Sprint, no va a seguir inspeccionando y transparentando cuestiones que tienen que ver con el progreso.

Posiblemente pueda mover el foco hacia otros lugares. Por ejemplo, en una Retrospectiva del Sprint surge que tenemos problemas de colaboración, entonces orientemos nuestro Proceso Adaptativo de Control dentro del Sprint para maximizar el nivel de colaboración que tenemos. Entonces la información que voy a compartir en cada reunión de sincronización dentro del Sprint no tiene que ver con el progreso porque ya lo tenemos resuelto, sino con la colaboración. Las preguntas en estas Daily serían: con quién colaboré, con quién voy a colaborar y qué impedimentos estoy viendo en mis posibilidades de colaboración.

Supongamos que al tiempo el tema de la colaboración lo tenemos resuelto y surge de una Retrospectiva del Sprint que nuestro principal impedimento del momento es la comunicación con los stakeholders. Por lo tanto, nuestra reunión diaria de sincronización va a estar enfocada en transparentar e inspeccionar cuestiones que tengan que ver con la comunicación con stakeholders. En este caso, la información que se va compartir en las Daily es: con quién de nuestros stakeholders estuve comunicándome, con quién me voy a estar comunicando en las próximas horas y qué impedimentos estoy viendo en la capacidad de comunicación que tenemos con los stakeholders.

Luego de la Daily tomaremos acciones de adaptación hasta que podamos resolver impedimentos y cada vez que surja algún impedimento o aspecto en lo que nosotros consideramos que tenemos que incrementar nuestro foco dentro de los Sprints vamos a enfocar también la Daily en cuestiones que son diferentes. Esto nos ayuda a incrementar nuestra capacidad de mejora continua. ¿Y si la pregunta de la reunión de Daily termina siendo una? El máximo ROI sería preguntarnos cada día ¿Cúal es el principal impedimento hacia el objetivo del Sprint actual? Cuya respuesta podría no estar relacionada necesariamente con el progreso, sino con cualquier aspecto que se precise mejorar en ese momento.

Cómo evitar hacer Scrum Oscuro (Dark Scrum)

Si nosotros no entendemos la Daily como un checkpoint de transparencia e inspección para posterior adaptación dentro de un Proceso Adaptativo de Control y entendemos, al contrario, que un Sprint es un Modelo Predictivo de Control en donde todas las decisiones y la claridad tienen que estar en la Sprint Planning para después solamente ejecutar y visibilizar el progreso, iremos hacia lo que se llama Dark Scrum (Scrum Oscuro) con muchos matices de lo que entendemos tradicionalmente con un Proceso Predictivo de Control en un contexto complejo.

Cuando nos pasa esto ya dejamos de ser un Equipo Scrum que está enfocado en descubrir y construir y pasamos a ser un equipo que solamente construye. La invitación es a no entender Scrum como un Proceso Predictivo para controlar desvíos. Tampoco entender los Sprints como mini Procesos Predictivos para controlar desvíos. Sino que entendamos que Scrum en su exterior es un Proceso Adaptativo de Control y los Sprints dentro de Scrum, también son Procesos Adaptativos.