Cuatro recursos breves para facilitar reuniones

Una de las competencias que tienen los Equipos Ágiles es su capacidad para tomar decisiones de manera colaborativa y autónoma. Existe un gap o distancia entre el rol de Scrum Master y el del Facilitador.

Facilitando una reunión de trabajo

Modelo de toma participativa de decisiones

Una de las competencias que tienen los Equipos Ágiles es su capacidad para tomar decisiones de manera colaborativa y autónoma. Existe un gap o distancia entre el rol de Scrum Master y el del Facilitador.

Dado que el trabajo Facilitador Ágil está dedicado a promover este tipo de espacios y dinámicas dentro de los grupos y equipos, te presento un modelo que se llama el Diamante de la Toma de Decisiones Participativa.

¿Qué es el Modelo Diamante para la toma de decisiones participativas?

A este modelo de Sam Kaner se lo llama diamante por la forma que tiene y lo podemos utilizar para describir una conversación destinada a la toma de decisiones de manera participativa.

Este Modelo se divide en etapas, pero aquí nos enfocaremos en las tres principales etapas que como Facilitador de Equipos Ágiles debemos tener en mente siempre que estemos facilitando una conversación de toma participativa de decisiones.

Estas etapas corresponden a diferentes momentos de la conversación:

Etapa # 1: Zona de divergencia o Divergent Zone

Según Kaner, en la Zona de Divergencia la idea es que existan tantas ideas como sean posibles y fomentemos la participación y la no censura. Es una etapa en donde lo que vamos a lograr o buscar es que haya divergencia en la cantidad de ideas a representar.

Etapa # 2: Zona de Quejidos o Groan Zone

Pasada la primera de etapa o Zona de Divergencia, nos vamos a encontrar con la etapa de quejidos o Groan Zone. Esta etapa de Quejidos es una zona principalmente de discusión de ideas.

Estaremos buscando que todos puedan entender de forma común cuáles son las diferentes ideas que se están tratando. Las herramientas que nos pueden ayudar aquí son herramientas de facilitación de conversaciones como por ejemplo un Fish Bowl, el Lean Café o ProAction Café. Estas herramientas las usamos para organizar diferentes clusters de conversación y después unir las conclusiones.

Etapa # 3: Zona de Convergencia o Convergence Zone

Una vez que terminamos de juntar todas las conclusiones del Groan Zone (Zona de Quejidos) pasamos finalmente a la Zona de Convergencia (Convergence Zone) donde el foco principal como Facilitadores va a estar en guiar al equipo a que vayan descartando algunas ideas y reforzando otras hasta que finalmente se pueda tomar una decisión.

Otras de las herramientas que podemos utilizar es la matriz de impacto o el agrupamiento por afinidad de diferentes ideas, votaciones, o rankings. La idea dentro del Convergence Zone es llegar siempre a una decisión.

Disruptive Agile Facilitator (DAF)
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  • A diferenciar buenas y malas prácticas de facilitación para guiar procesos de ideación e innovación.
  • A desarrollar técnicas sólidas para facilitar eventos multitudinarios.
  • Afianzarás tu habilidad para cambiar el curso de tu facilitación cuando sea necesario.
  • Facilitarás reuniones de resolución de conflictos con un estilo cómodo para los participantes.

Acuerdos de Equipo

Estos acuerdos son un recurso muy útil para los facilitadores de equipos ágiles a la hora de iniciar una reunión o actividad de facilitación con energía alta y sostener su calidad a lo largo del tiempo. Tiene muy buenos resultados si el acuerdo es generado por el equipo mismo y si se hace foco en cómo quieren comportarse los integrantes para aprovechar el tiempo destinado a la reunión de manera eficiente y respetuosa.

Acuerdo de Trabajo

Para visibilizar la responsabilidad compartida del equipo de trabajo es primordial que el equipo tenga un acuerdo de trabajo. El sentido de este acuerdo de grupo o acuerdo de equipo depende a qué lo estamos atribuyendo, si somos simplemente un grupo de personas que nos reunimos puntualmente o somos un grupo de trabajo que se reúne periódicamente a trabajar. Esta herramienta nos va a ayudar a que las mismas personas que están participando puedan establecer y responsabilizarse por el contexto que están generando.

La invitación es a que las personas puedan crear un acuerdo durante el tiempo que estemos trabajando juntos acerca de:

  • Qué cosas se van a aceptar que sucedan
  • Qué cosas vamos a evitar que sucedan


Es importante que este acuerdo sea invitacional y no obligatorio o impuesto desde afuera del equipo por parte del facilitador. Como facilitadores no vamos a poner las reglas de una reunión o una conversación o de un encuentro o de un espacio de trabajo sino que vamos a invitar a las personas a que armen el acuerdo de trabajo.

En el acuerdo vamos a listar qué cosas queremos fomentar para que nuestra interacción genere los mejores resultados y vamos a buscar qué cosas evitar hacer que podrían ir en detrimento de nuestras interacciones en nuestro trabajo.

Otra cosa que es importante es que el acuerdo de trabajo quede visible. El facilitador puede registrarlo y puede ayudar a visibilizarlo para que todos estén enterados, para darle importancia y sentido. El facilitador puede registrar lo conversado para luego generar ese acuerdo de trabajo.

Además es importante que ese acuerdo de trabajo sea aceptado por todos. Que sea aceptado por todos es esencial porque con este acuerdo de trabajo nos comprometemos a por lo menos en el tiempo que estamos trabajando juntos respetar este acuerdo. Si llega gente nueva al equipo debemos asegurarnos de que antes de que esas personas inicien el trabajo con el resto de los miembros, estos nuevos integrantes también acepten este acuerdo de trabajo.

El acuerdo de trabajo no es algo rígido sino que podemos ir revisándolo en forma periódica para ir adaptándolo o inclusive en las Sprint Retrospectives se puede ir identificando la manera en que nos estamos relacionando con respecto a nuestro acuerdo.

Panel de Actividades

Existen otros dos elementos que pueden ayudar en las actividades de facilitación de equipos ágiles y en particular a las reuniones en Scrum: el panel de actividades y el cronómetro o timer.

El panel de actividades o Taskboard nos ayuda a:

  • tener visible la agenda del encuentro o la agenda de la reunión
  • que los participantes también puedan tener noción del progreso que estamos teniendo y en qué instancia estamos desde la totalidad de la reunión


Cronómetro

Otro elemento que podemos utilizar es el timer o cronómetro que es un reloj visible que nos da noción de cómo estamos utilizando el tiempo durante esta reunión o durante este evento. Nos indica:

  • cuánto tiempo hemos utilizado
    • qué proporción del tiempo todavía tenemos por delante

En función de la agenda de la reunión y el timer podemos empezar a tomar decisiones que tienen que ver con el uso eficiente del tiempo. Con esta información es que los participantes se involucran en la utilización eficiente del tiempo y cuya toma de consciencia puede derivar en un aspecto del acuerdo de equipo.

Sigue aprendiendo con el libro Facilitador de Equipos Ágiles: El camino de un coach hacia la agilidad empresarial

También puedes tomar el siguiente curso:

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